O atual momento da economia brasileira exige
responsabilidade e cautela na administração de instituições, e no caso das
escolas não é diferente. A redução de custos é uma busca constante dos
profissionais da área financeira das administrações escolares. Porém, cortar
gastos sem interferir na qualidade do serviço oferecido é o grande desafio.
A elaboração de um planejamento financeiro que possibilite a
retomada do crescimento da instituição é um fator primordial
Abaixo algumas dicas e orientações sobre o que deve ser
priorizado pela gestão e o que tem menos importância na hora de avaliar as
possibilidades de redução de custos; quando uma instituição necessita de
redução de custos para continuar com suas atividades, é necessário reavaliar e
analisar as condições reais que permitam sua continuidade.
Quando é necessário reduzir custos na instituição?
Embora uma Instituição possa desenvolver ou continuar suas
atividades sem auferir lucro, o valor das receitas (entradas) deve ser pelo
menos igual ao valor das despesas (gastos/pagamentos). A redução dos custos torna-se
necessária quando, durante certo período de tempo, a Instituição apresenta
saldo negativo em seu balanço patrimonial.
Como reduzir custos sem comprometer a qualidade do serviço
prestado?
Para exercer suas atividades, uma instituição necessita de:
corpo docente, corpo técnico-administrativo, material didático, material de
apoio, infraestrutura física, laboratórios, marketing, entre outros. A redução
dos custos sem comprometer a qualidade do serviço prestado pode ocorrer sobre
os itens que compõem os custos indiretos, ou seja, a redução de custos não pode
afetar as atividades diretamente ligadas ao ensino, por exemplo, corpo docente
e material didático.
Há necessidade de elaboração de um planejamento específico?
O planejamento de trabalho é de fundamental importância na
administração escolar. Tem como ponto de partida o conhecimento da realidade
escolar, partindo de coleta de informações sobre os aspectos significativos da
realidade, bem como análise e interpretação delas, resultando em subsídio para
o planejamento. Nesse caso, torna-se necessária a elaboração de um planejamento
financeiro que possibilite a retomada do crescimento da Instituição.
O que deve ser considerado nesse planejamento?
Embora o planejamento financeiro considere projeções
financeiras e estas sejam apenas estimativas, elas tornam-se mais concretas à
medida que o gestor adquire mais informações. Ressalte-se também o orçamento
financeiro, projeção, que determina as condições de trabalho apresentando as
receitas, custos com recursos humanos, custos de materiais didáticos, custos
com marketing, entre outros. Assim, o planejamento financeiro conduz a
administração escolar a acompanhar as diretrizes de mudanças e a rever, quando
necessário, as metas já estabelecidas. Permite, ainda, à administração,
visualizar com antecedência as possibilidades de investimento, o grau de
endividamento e o montante de dinheiro que considere necessário manter em
caixa, visando seu crescimento e sua rentabilidade.
Quais as opções na hora da redução de custos: o que deve ser
priorizado e o que é descartável na escola?
Consideramos como prioridade as atividades e os materiais
ligados diretamente ao ensino, por exemplo: atividades desenvolvidas pelo corpo
docente, monitores, instrutores, material didático, laboratório, etc. Não
consideramos totalmente como descartável, mas podemos reconsiderar os custos
atribuídos ao marketing, às despesas com administração de pessoal
administrativo, por exemplo.
Quando se fala em redução de custos, há necessidade de
desenvolvimento de uma nova cultura pela equipe de profissionais da escola?
Quando uma instituição necessita de redução de custos para
continuar com suas atividades, é necessário reavaliar e analisar as condições reais
que permitam sua continuidade. Nesse sentido, a elaboração de um planejamento
financeiro é primordial e, por se tratar de um processo sistemático e contínuo
de tomada de decisão, deverá ser entendido como um processo de interação de
pessoas. Assim, para obter o resultado esperado – a retomada do seu crescimento
a partir da implantação do planejamento – também é de fundamental importância o
envolvimento de toda a equipe de profissionais da escola.
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